Perencanaan Manajemen

A.    Pengertian Perencanaan
Fungsi utama dan paertama dari manajemen adalah perencanaan (planning). Secara definitif menurut Storn dan Winkel (1993) perencanaan itu adalah proses pemilihan tujuan organisasi, penentuan kebijakan dan program yang diperlukan untuk mencapai sasaran tertentu dalam rangka mencapai tujuan, dan penetapan metode yang dibutuhkan untuk menjamin agar kebijakan dan program strategis itu dapat dilaksanakan sesuai dengan kemampuan dan kondisi yang berkembang.

Perencanaan dalam persepsi manajemen Islami (berbasis syariah) adalah suatu keniscayaan dan merupakan kegiatan awal dari suatu organisasi, instansi maupun bisnis, yang bertugas memikirkan hal-hal yang terkait dengan pekerjaan agar mendapatkan hasil yang maksimal dan optimal. Dalam sebuah hadis Rasulullah SAW bersabda:

“Jika engkau ingin mengerjakan sesuatu pekerjaan maka pikirkanlah akibatnya. Jika perbuatan tersebut baik ambillah, dan jika perbuatan tersebut jelek, maka tinggalkanlah ” (H.R. Ibnu Mubarak).

Perencanaan merupakan aktivitas manajemen yang sangat penting, karena perencanaan sangat berpengaruh terhadap fungsi manajemen lainnya. Kesalahan dalam membuat perencanaan bisa menyebabkan fungsi-fungsi manajemen lainnya tidak berfungsi seperti misalnya kesalahan dalam menyusun anggaran produksi. Dalam hal ini anggarannya terlalu kecil dari kapasitas normal yang biasa digunakan sehingga menyebabkan fungsi actuating (dalam hal ini mesin-mesin pabrik) tidak bisa dijalankan karena tidak seimbang dengan biaya operasional produksi. Kalau dijalankan juga maka perusahaan akan rugi, karena biaya operasionalnya besar, sedangkan inputnya terlalu kecil.

Dengan demikian perencanaan yang baik dan benar itu salah satu kegunaannya adalah untuk memudahkan berfungsinya manajemen.

Adapun perencanaan, mengandung makna kegiatan awal di dalam sebuah pekerjaan dalam bentuk memikirkan hal-hal yang terkait dengan pekerjaan itu agar mendapat hasil yang memuaskan (optimal). Oleh karena itu perencanaan itu merupakan suatu keniscayan, atau keharusan disamping sebagai kebutuhan suatu organisasi. Segala sesuatu pekerjaan memerlukan perencanaan.

1. Aspek-Aspek Perencanaan
Dalam membuat perencanaan ada beberapa aspek yang harus diperhatikan, antara lain sebagai berikut:
a)    Hasil yang ingin dicapai
b)    Orang yang akan melakukan (SDM)
c)    Waktu dengan skala prioritas
d)    Dana (kapital) yang diperlukan
e)    Sarana/prasarana dan fasilitas

Singkatnya kelima hal tersebut menunjukkan perencanaan itu visibel (layak untuk dilaksanakan). Perencanaan yang dibuat harus pula menyesuaikan dengan situasi dan kondisi masa lalu, masa kini, dan masa yang akan datang. Kajian-kajian masa lampau, dan masa kini sangat diperlukan untuk membuat perencanaan masa yang akan datang.

Untuk menyusun suatu perencanaan yang baik diperlukan kiat-kiat berikut ini:
a)    Perencanaan harus dibuat berdasarkan keyakinan bahwa yang akan dilakukan dalam perencanaan tersebut adalah baik. Ukuran baik menurut ajaran Is¬lam adalah tidak bertentangan dengan ketentuan syariah. Jadi misalnya dari segi ekonomi suatu kegiatan itu menguntungkan, tetapi kalau kegiatannya bertentangan dengan ketentuan syariah, maka kegiatan tersebut tidak baik/tidak dibenarkan dalam ajaran Is¬lam seperti misalnya lokalisasi perjudian, perzinaan, menjual khamar, dan sebagainya.

b)    Apa yang akan dilakukan dalam perencanaan tersebut memiliki banyak manfaat. Manfaat tersebut tidak hanya untuk orang/organisasi yang merencanakan, tetapi juga untuk orang lain, ada imbas (dampak positif) bagi lingkungan, seperti membuka kesempatan kerja/ menyerap tenaga kerja.
Tidak merusak lingkungan misalnya seperti limbah dari usaha yang dijalankan membahayakan masyarakat dan lingkungan, polusi udara yang berlebihan, dan tidak sampai mengganggu ketentraman masyarakat misalnya seperti suara bising, bau yang menyengat, dan sebagainya.

c)    Apa yang direncanakan harus berdasarkan ilmu pengetahuan yang dapat dipertanggung jawabkan, bukan berdasarkan khayalan atau perkiraan saja.

d)    Dilengkapi dengan studi banding (benchmark) ke tempat lain yang lebih maju yang mempunyai kesamaan tugas organisasi, institusi atau perusahaan.

e)    Tahapan-tahapan prosesnya harus jelas, sehingga mudah diikuti dengan pemantauan (monitoring dan evaluasi) seperti: inventarisasi dan identifikasi ide-ide, seleksi ide-ide, menghimpun data dan informasi yang diperlukan, memformulasikan rencana, melaksanana- kan prosesnya, sampai mencapai tujuan.

f)    Tujuan (goal)-nya dapat dicapai

Dengan demikian maka perencanaan merupakan kunci keberhasilan sebuah program baik oleh institusi pemerintah, swasta (bisnis) maupun organisasi kemasyarakatan lainnya.

Dalam persepsi syariah perencanaan suatu program tidak hanya untirk mendapatkan kesuksesan di dunia, tetapi juga untirk meraih ridha Allah (mardhatillah) atau kesuksesan di akhirat kelak sesuai dengan keyakinan agama Islam.

Setiap pekerjaan, apakah itu proses kerja organisasi seperti instansi pemerintah, bisnis, atau sosial akan selalu berhadapan dengan masalah, baik dalam bentuk keterbatasan sarana/prasarana dan fasilitas, sumber daya manusia, dana, dan waktu. Itir harus kita hadapi sebagai suatu keniscayaan, tantangan dalam kehidupan. Kita hanrs berani menghadapi tantangan itu, karena tantangan itu sifatnya sunnatullah, dan menurut keyakinan Islam di balik tantangan itii pasti ada kemudahan (jalan keluar) untiik mengatasinya. Sebagaimana hadis Nabi Muhammad SAW berikut ini:

Ketahuilah bahwa bersama kesabaran ada kemenangan, bersama kesusahan ada jalan keluar, bersama kesulitan ada kemudahan” (H.R. Turmudzi)

Seorang pemimpin yang sukses adalah pemimpin yang dapat mengatasi masalah yang ia hadapi, ia menghadapi masalah itu dengan membaliknya menjadi peluang. Ia terus berjuang menyelesaikan masalahnya satu demi satu, dan ia tidak pernah putus asa (lari dari masalah) sebagaimana yang dimaksud firman Allah berikut:

 “Maka apabila kamu telah selesai (dari sesuatu urusan), kerjakanlah dengan sungguh-sungguh (urusan) yang lain. Dan hanya kepada Tuhanmulah hendaknya kamu berharap. (QS. Al Insyirah: 7-8).

Selanjutnya berkenaan dengan aspek-aspek yang harus diperhatikan dalam membuat perencanaan tersebut dapat dipahami sebagai berikut: a. Hasil yang ingin dicapai

a. Hasil yang ingin dicapai dalam suatu perencanaan adalah tersusunnya suatu rencana (program) kerja yang dapat dirumuskan dalam istilah SMART yang merupakan akronim dari :
S = Specific (dinyatakan dengan jelas, dan mudah dimengerti).
M = Measurable (dapat diukur dan dikuantifikasi)
A = Attainable (menantang dan dapat dijangkau)
R = Result oriented (fokus pada hasil untuk dicapai)
Wibowo, Manajemen Kinerja, Jakarta: Raja Grafindo Persada, 2007, h. 50
T = Time bound (ada batas waktu dalam
pelaksanaannya dan dapat dilacak, dapat dimonitor kemajuannya.

1)    Specific
Specific maksudnya apa yang direncanakan itu benar-benar punya arti (dapat dipahami), karena disusun berdasarkan data dan informasi yang dimiliki oleh organisasi (kantor/institusi, perusahaan atau lembaga) yang berkepentingan. Jadi bukan sesuatu khayalan apalagi kalau asal dibuat saja (ngawur). Hasil yang ingin dicapai itu dikalkulasi berdasarkan kemampuan yang ada seperti (a) sarana/prasarana dan fasilitas, (b) sumber daya manusia yang akan mengerjakan, (c) dana yang tersedia, dan (d) waktu yang akan digunakan.

2)    Measurable
Measurable artinya hasil dari perencanaan itu apabila sudah dilaksanakan dan selesai dapat diukur, seberapa besar jumlahnya (kuantitatif), seberapa baik mutunya (kualitatif). Kemudian dicocokan dengan perhitungan-perhitungan yang dibuat dalam perencanaan, sehingga dapat diketahui seberapa jauh hasil yang diinginkan itu dapat dicapai.

Seberapa banyak yang belum terrealisir itu di akhir tahun berjalan. Sebelum menyusun perencanaan tahun berikutnya dipelajari/ dianalisis apa sebabnya tidak tercapai, dan mengapa terjadi seperti itu. Hasil analisis ini menjadi bahan masukan untuk menyusun perencanaan tahun berikutnya sehingga bisa memperbaiki prestasi (kinerja) organisasi, institusi, perusahaan, atau lembaga yang bersangkutan.

3) Attainable
Attainablemaksudnya rencana (program) kerja yang disusun itu menantang kepada pimpinan dan semua jajarannya untuk dilaksanakan dan dapat dilaksanakan, karena perencanaan itu disusun berdasarkan kondisi obyektif baik dari segi sarana/ prasarana, fasilitas, SDM, dana dan waktu yang tersedia di organisasi, institusi, perusahaan atau lembaga yang bersangkutan sehingga tidak ada sesuatu yang mustahil untuk dilaksanakan. Jika nant setelah dilaksanakan ternyata ada kendala/hambatan, maka kendala/hambatan itu harus dipelajari dan dianalisis untuk mengetahui apa sebabnya dan mengapa terjadi seperti itu. Hasil analisis ini menjadi bahan masukan untuk memperbaiki perencanaan tahun berikutnya.

4) Result Oriented
Result Oriented maksudnya perencanaan itu disusun fokus pada hasil yang diinginkan. Hasil yang diinginkan itu sesuai dengan visi dan misi organisasi, institusi, perusahaan atau lembaga yang mempunyai rencana kerja tersebut, misalnya seperti instansi pemerintah umumnya fokus pada pelayanan publik, jadi hasil yang diinginkan itu bagaimana pelayanan publik dapat meningkat. Semua orang yang berurusan dengan instansi tersebut merasa mudah, diperhatikan, terlayani dengan baik, dan orang merasa puas. Untuk itu maka dalam perencanaan itu harus jelas konsep dari pelayanannya yang sekarang disebut dengan pelayanan yang prima, pelayanan yang mengutamakan kepuasan pelanggan, baik pelanggan internal maupun pelanggan eksternal.

Seorang pemimpin harus menyadari pentingnya pelayanan prima terhadap pelanggan internal (para karyawan/anggota organisasi, institusi, atau lembaga) yang bersangkutan, karena kita tidak bisa berharap terlalu banyak pelanggan eksternal (pembeli, nasabah, user, dan stake holder lainnya) akan dipuaskan sebelum orang-orang yang akan melayani mereka (pelanggan internal = karyawan) dipuaskan dulu (segala apa yang menjadi haknya dipenuhi dulu).

5) Time bound
Time bound maksud rencana kerja yang akan dilaksanakan itu ada batas waktu (schedul) yang menjadi acuan waktu pelaksanaannya. Ini terkait dengan kinerja organisasi/instansi, perusahaan atau lembaga yang bersangkutan. Tanpa ada pengaturan waktu yang terjadwal, maka kinerja menjadi tidak jelas, dan bisa pula terjadi pemborosan waktu dan penggunaan sumber daya.

b) Orang (SDM) yang akan melakukan
Orang (SDM) yang akan melakukan apa yangsudah direncanakan juga menjadi penting dalam menyusun perencanaan. Sebaik apapun perencanaanyang dibuat, bila SDM yang akan menangani pelaksanaannya tidak diperhatikan/tidak disesuaikandengan ruang lingkup dan intensitas serta kapasitas kemampuannya, maka perencanaan yang baik itu hanya sukses di atas kertas, belum bisa diwujudkan dalam pelaksanaannya.

Jadi tersedianya SDM yang memenuhi kualifikasi dalam berbagai bidang yang diperlukan menurut perencanaan yang dibuat merupakan prasyarat perencanaan yang baik. Bila keperluan SDM tersebut belum tersedia maka harus ada upaya untuk merekrutnya terlebih dahulu. Rekrutmen disini tentu saja dalam arti komprehensif meliputi:
(1)Penentuan jenis kualifikasi
(2)Bidang keahlian
(3)Jumlah yang diperlukan
(4)Melatih keterampilan (skill)
(5)Mengembangkan kemampuan manajerial

c)  Waktu dan skala prioritas
Waktu yang tepat untuk menyusun perencanaan itu tergantung pada luas ruang lingkup perencanaan. Paling tidak sembilan bulan setelah suatu perencanaan berjalan pada suatu tahun berjalan (TB) sudah bisa mulai disiapkan perencanaan untuk tahun berikutnya (To+1), karena dalam waktu 3 bulan berjalan suatu perencanaan sudah mulai kelihatan apa kekurangnnya.

Oleh karena itu adanya schedul (pengaturan waktu) yang jelas, kapan menghimpun data dan informasi yang diperlukan, kapan menyusun draf perencanaan, kapan membahasnya bersama jajaran organisasi tingkat pimpinan, dan kapan memfinalkannya merupakan suatu keharusan.

Dengan demikian apabila suatu perencanaan telah disusun dengan memperhatikan SMART tersebut maka perencanaan suatu organisasi, institusi, perusahaan atau lembaga dapat dikatakan memadai (sudah memenuhi kriteria perencanaan yang baik).sebagaimana mestinya (membetulkannya). Dan pada tiga bulan berikutnya atau dalam perjalanan pelaksanaan perencanaan tahun berjalan (To) berjalan enam bulan sudah disiapkan konsep perencanan untuk tahun depan (To + 1) yang materinya terdiri dari penyempurnaan perencanaan tahun yang berjalan (To) yang masih dilanjutkan dan bahan baru untuk perencanaan tahun depan (To + 1).

Selanjutnya perlu pula diatur skala prioritas dari bagian-bagian perencanaan itu sesuai dengan keperluannya. Selain menentukan skala prioritas dalam perencanaan itu dikenal pula istilah sequen, yaitu waktu pelaksanaan suatu kegiatan yang harus berurutan karena ada kesinambungan, dan ada pula yang bisa bersamaan (simultan) karena tidak ada keterkaitan secara langsung antara satu kegiatan dengan kegiatan lain.

d) Dana
Dana (kapital) yang diperlukan dalam setiap kegiatan organisasi, instansi, bisnis, atau lembaga adalah suatu keniscayaan. Dana memang diperlukan dalam setiap kegiatan, tetapi tidak semua kegaitan memerlukan dana. Oleh karena itu perlu ketelitian dalam melaksanakan pendanaan kegiatan organisasi, institusi, perusahaan atau lembaga agar tidak terjadi pemborosan. Kalau sampai terjadi pemborosan berarti itu suatu kerugian yang sebetulnya tidak perlu terjadi.

Selain itu perlu pula diperhatikan dari mana sumber dana itu didapat apakah dari modal sendiri atau dari pinjaman. Dua sumber yang berbeda ini membawa konsekuensi pengelolaannya yang juga berbeda. Yang dimaksud pengelolaan yang berbeda ini adalah pada modal kerja pinjaman itu ada konsekuensi mengembalikan bila sampai waktunya apakah seluruhnya atau dicicil dan plus bagi hasil dari pembiayaan yang dipinjam tersebut. Ini adalah resiko jika modal yang kita gunakan adalah dari sumber pinjaman. Pilihan ini tentu setelah melalui pertimbangan matang dan analisis yang teliti sekali.

Mengambil pinjaman dalam membesarkan usaha dalam manajemen bisnis adalah suatu keniscayaan jika kita ingin usaha kita cepat berkembang, sebaliknya jika kita ragu, atau takut resiko mengembalikan plus bagi hasil dari dana pembiayaan itu maka kita akan memilih alon- alon asal kelakon, usaha kita tentu saja lambat berkembang karena kekurangan modal.

Untuk mengatasi keraguan/ketidak beranian menghadapi resiko ini seorang pemimpin perlu memiliki orang-orang yang mengerti bagaimana mestinya mengelola dana pinjaman sehingga bisa dimanfaatkan untuk membesarkan usaha yang dijalankan. Jadi dalam pengadaan/rekrutmen SDM juga perlu dijaring orang-or¬ang yang mempunyai potensi kemampuan mengelola dana pinjaman yang beresiko itu. Semua itu serba mungkin, dimana ada kemauan di situ ada jalan.

e) Sarana/prasarana dan fasilitas
Perencanaan yang baik juga menyesuaikan/ memperhatikan tersedianya sarana/prasarana dan fasilitas yang menunjang, karena perencanaan bila sudah dioperasionalkan menjadi program kerja ia tidak beroperasi di ruang yang kosong, ia perlu dukungan sarana/prasarana dan fasilitas yang memadai. Tentu saja sarana/prasarana dan fasilitas yang diperlukan ini sesuai dengan kapasitas organisasi, institusi pemerintah atau lembaga yang bersangkutan.

2. Tahap-Tahap Perencanaan
Perencanaan merupakan proses dasar kegiatan manajemen dalam semua level dan jenis kegiatan, karena melalui perencanaan inilah organisasi memutuskan tujuan dan cara mencapainya. Perencanaan merupakan fungsi utama dari manajemen, karena pada dasarnya fungsi-fungsi manajemen lainnya seperti pengorganisasian, pengarahan, pengawasan (monitoring dan evaluasi) hanya melaksanakan keputusan-keputusan yang dibuat dalam perencanaan.

Dalam perencanaan suatu organisasi, seorang manajer sebetulnya mengambil keputusan dengan menjawab sejumlah pertanyaan yang biasa di kenal dengan 5 W + 1 H.4

What = apa yang harus dilakukan When = kapan harus dilakukan Where = dimana di lakukan Who = siapa yang melakuan Why = mengapa dilakukan How = bagaimana melakukan Pada umumnya kegiatan perencanaan itu melalui tahap- tahap berikut:

a)    Menetapkan tujuan
Perencanaan diawali dengan keputusan-keputusan mengenai keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja. Rumusan tujuan yang jelas sangat diperlukan oleh organisasi yang akan menggunakan rencana itu dalam operasionalnya. Tanpa rumusan yang jelas, maka bisa jadi organisasi akan beroperasi menggunakan sumber daya secara tidak efisien dan tidak efektif.

b)    Merumuskan keadaan saat ini
Pemahaman terhadap organisasi saat ini berkenaan dengan sumber daya organisasi dalam hubungan dengan tujuan yang ingin dicapai kedepan merupakan conditionsince quanon (pra syarat) untuk membuat perencanaan yang riil (yang disusun berdasarkan data dan informasi yang akurat). Tanpa ada pemahaman terhadap keadaan sekarang bisa saja perencanaan yang dibuat menjadi kelimpungan (kedodoran). Akibatnya bukan saja tujuan yang dirumuskan itu sulit dicapai tetapi juga akan terjadi pemborosan yang sebenarnya tidak perlu terjadi.

c) Mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan tantangan
Mengenali kekuatan, kelemahan, peluang dan tantangan perlu dilakukan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan, sehingga bisa disiapkan strategi untuk menggoalkan tujuan yang sudah dirumuskan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan internal dan lingkungan eksternal yang digolongkan kedalam kekuatan, kelemahan, peluang dan tantangan yang dalam kebanyakan literatur disebut dengan istilah analisis SWOT yang merupakan akronim dari:

Streng    = kekuatan
Weakness    = kelemahan
Oportunity    = peluang
Threat    = tantangan

Dengan analisis SWOT ini masing-masing faktor/ variabel yang berpengaruh terhadap pencapaian tujuan dianalisis plus dan minusnya (kelebihan dan kekurangannya). Dalam manajemen bisnis misalnya ada beberapa faktor yang berpengaruh yang perlu dianalisis, antara lain

• Segmen pasar
• Bahan baku
• Tenaga kerja
• Teknologi
• Pesaing
• Biaya produksi
• Lokasi

Sumber Rujukan:
Manajemen Berbasis Syariah, H. M. Ma'ruf Abdullah (Penerbit Aswaja Presindo 2012)

Share this post